Kann man als Betreiber eines Krankenhauses, zweier Seniorenzentren und eines ambulanten Pflegedienstes innerhalb von drei Monaten den Logistikpartner wechseln, den Bestellprozess digitalisieren und obendrein noch den Verwaltungsaufwand verringern sowie die Einkaufskonditionen verbessern? Die einfache Antwort lautet: Ja, mit dem passenden Partner gelingt solch ein Projekt reibungslos – selbst wenn mehrere Bereiche und Mitarbeiter von dieser Umstellung betroffen sind. Der DRK Kreisverband Biedenkopf e.V. aus Mittelhessen hat diesen Partner mit der igefa ProMedical gefunden und damit seinen kompletten Bestell- und Beschaffungsprozess für Medizinprodukte, Wirtschaftsbedarf und Büroartikel umgestellt. Doch der Reihe nach.

Neuer Logistikpartner gesucht

Vor der Zusammenarbeit mit der igefa ProMedical erfolgte die Versorgung des DRK Kreisverbands Biedenkopf durch ein Krankenhaus eines anderen Verbands. Doch diese Lösung war nicht bestmöglich auf die Erfordernisse des Kreisverbands Biedenkopf zugeschnitten. In dem betriebenen Krankenhaus und den beiden Seniorenzentren wird auf hohem medizinischem Niveau gearbeitet. Der DRK Kreisverband bietet darüber hinaus ein breites Leistungsspektrum an – unter anderem einen ambulanten Pflegedienst, einen Hausnotruf, einen Menüservice und ein umfangreiches Kursangebot. Vor diesem Hintergrund ist es besonders wichtig, einen verlässlichen Logistikpartner zu haben, der darüber hinaus auch im Beschaffungsprozess für Entlastung sorgt. In dieser Hinsicht gab es jedoch noch viel Aufholbedarf. So kam zum Beispiel die Ware nicht immer zum vereinbarten Zeitpunkt an. Auch in Sachen Einkaufskonditionen wollte sich der DRK Biedenkopf e.V. verbessern – doch ein Wechsel der Einkaufsgemeinschaft war unter den gegebenen Umständen nicht möglich. Der bisherige Logistikpartner war vertraglich fest an eine bestimmte Einkaufsgemeinschaft gebunden. „Um unsere Situation zu verbessern, haben wir uns Konzepte von anderen Logistikpartnern angeschaut und entsprechende Angebote eingeholt“, erläutert A. Cornelia Bönnighausen, Vorstandsvorsitzende des DRK Kreisverband Biedenkopf e.V. „Letztendlich haben wir uns für die igefa ProMedical entschieden, weil sie das beste Gesamtpaket bietet.“

Bestellprozesse digitalisiert

Nachdem die Wahl Anfang September 2018 auf den Krankenhausvollversorger fiel, kam Franziska Flohr ins Spiel. Die Projektmanagerin der igefa ProMedical ließ sich von Werner Bergener vom DRK Biedenkopf, die Gegebenheiten vor Ort zeigen und die genauen Anforderungen erläutern. Nach der Analyse der Ist-Situation ging es in die Prozessberatung und erste Optimierungsmaßnahmen wurden vorgestellt. Dabei änderte sich vor allem ein entscheidender und zentraler Punkt: der Bestellprozess. „Bisher wurden Bestellungen handschriftlich aufgegeben. Das war weder besonders transparent noch gut auswertbar und zudem sehr fehlerbehaftet“, erklärt Franziska Flohr. Also wurde der Kreisverband zunächst durch einen Mitarbeiter der igefa E-Business an einen Onlineshop angebunden. Zirka 40 DRK-Mitarbeiter aus 20 verschiedenen Stationen und Funktionsbereichen – von der Küche bis zum OP – bestellen seit Dezember 2018 über diesen Weg. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und leicht verständlich. Alle Mitarbeiter, die berechtigt sind, zu bestellen, wurden im Vorfeld von Franziska Flohr umfassend geschult. „Bisher läuft alles reibungslos. Unsere Besteller finden sich in dem System gut zurecht, es gibt kaum Nachfragen“, sagt Bergener. Durch den elektronischen Bestellversand ist es auch einfacher, die Bestelldaten auszuwerten. „Gerade im Hinblick auf unsere Inventur am Jahresende ist eine Auswertung wichtig. So bekommen wir endlich einen lückenlosen Überblick über den Verbrauch und wir können nachvollziehen, wer welchen Artikel bestellt hat“, ergänzt Bergener.

Routinierter Lieferprozess

Die Versorgung mit medizinischem Verbrauchsmaterial und Wirtschaftsbedarf erfolgt seit 1. Dezember 2018 über den igefa-Standort Hegro Eichler in Dreieich, wenige Kilometer südlich von Frankfurt am Main. Es gibt zwei feste Liefertage in der Woche. Bestellungen, die am Vortag eingehen, werden bei der Lieferung berücksichtigt. Alle bestellten Artikel werden zentral angeliefert und dann von DRK-Mitarbeitern intern auf die jeweiligen Stationen verteilt. Bereits nach wenigen Tagen hat sich in diesem Prozess ein routinierter Ablauf etabliert. Bergener erläutert: „Die Ware ist auf den Wagen sicher verstaut und die Zuordnung der einzelnen Artikel fällt leicht, denn von außen ist durch die eindeutige Beschriftung gut erkennbar, zu welcher Verbrauchsstelle sie gehören.“ Zur Produktpalette zählen zukünftig auch Implantate. „Implantatversorgung wird mittlerweile von einigen Marktteilnehmern angeboten – jedoch nur über deren hauseigene Shop-Systeme. Wir ermöglichen es unseren Kunden, Implantate über jedes andere System am Markt zu beziehen“, versichert Flohr. Ab Mitte 2019 werden sie auch im bevorzugten Online-Bestellshop des DRK-Krankenhauses Biedenkopf verfügbar sein. „Die Möglichkeit, Hersteller von Implantaten zu integrieren, ist ein großer Vorteil und Gewinn für unsere Einrichtung“, sagt A. Cornelia Bönnighausen.

Weniger Administrationsaufwand

Der größte Mehrwert ergibt sich jedoch aus der Prozessoptimierung – da sind sich Bönnighausen und Bergener einig. Das „Alles-aus-einer-Hand-Prinzip“ der igefa gilt natürlich auch für die igefa ProMedical. Der Kreisverband muss damit keine separaten Verträge mit einzelnen Herstellern schließen. Er bekommt stattdessen eine Bestellung, eine Lieferung und eine Rechnung von der igefa ProMedical. Bönninghausen erklärt dazu: „Für unsere Buchhaltung macht es einen großen Unterschied, ob verschiedene Rechnungen von mehreren Lieferanten kommen oder ob am Ende des Monats eine Gesamtrechnung zugestellt wird, mit der sich der administrative Aufwand deutlich verkürzt.“ Da die igefa ProMedical gegenüber Einkaufsgemeinschaften stets kooperationsbereit ist, ließ sich auch die neue Einkaufsgemeinschaft des Kreisverbands gut in den Umstellungs- und Abstimmungsprozess integrieren.

Positive Zwischenbilanz

Insgesamt zieht Bönnighausen ein positives Zwischenfazit nach den ersten Wochen der Zusammenarbeit: „Die igefa ProMedical genießt in der Branche einen sehr guten Ruf und bisher läuft alles zu unserer vollsten Zufriedenheit. Besonders die Auswirkungen in Sachen Prozessoptimierung sind bereits spürbar und vielversprechend.“ Weitere Optimierungen stehen bereits in den Startlöchern. Ab Mai ist die Einführung eines scannerbasierten Modulsystems geplant, so dass es noch nicht einmal notwendig ist, am Computer zu bestellen. Das bedeutet: Alle Lagerplätze der jeweiligen Artikel werden mit einem Kärtchen in Kreditkartengröße ausgestattet. Darauf befindet sich neben den Artikeldaten auch ein Barcode, in dem alle Artikel- und Bestellinformationen verschlüsselt sind. Mit dieser Modulkarte kann der Bestellbedarf eines Artikels angezeigt werden, indem die Karte auf den farblich gekennzeichneten Status „bitte bestellen“ gedreht wird. Fest eingesetzte Versorgungsassistenten scannen dann zukünftig alle Modulkarten der zu bestellenden Artikel ab, woraufhin automatisch eine Bestellung ausgelöst wird. Anschließend wird die Modulkarte auf den Status „ist bestellt“ gedreht. Dadurch ist der Bestellstatus eines jeden Artikels direkt am Schrank ersichtlich und verhindert Doppelbestellungen. „Wenn dieser Teil der Projektphase abgeschlossen ist, haben wir unsere Hausaufgaben gemacht und ein Höchstmaß an Effizienz und Transparenz im gesamten Bestellprozess des DRK Kreisverbands Biedenkopf erreicht“, blickt Franziska Flohr gespannt voraus.